Lastenheft und Pflichtenheft

Nach der Definition ist das Lastenheft die Anforderungsbeschreibung, mit der der Kunde seinem Dienstleister quasi erläutert, welche Leistungen er abfragt. Das Pflichtenheft ist entsprechend die Leistungsbeschreibung, die dann wirklich einem Vertragsverhältnis zu Grunde liegt und im Regelfall die operativen Vorgaben beschreibt, nach denen eine Vertragsleistung, zum Beispiel eine Logistik abgewickelt.

Ein gewisses Durcheinander kommt heute zum Teil dadurch zustande, dass das Lastenheft grundsätzlich als eine Art Ausschreibungsunterlage angesehen wird. Es behandelt dann sowohl die Umstände der Ausschreibung selbst, wie Fristen, Adressen und sonstige Formalismen, daneben aber auch rechtliche Aspekte, die für die künftige Zusammenarbeit Anwendung finden sollen. Der Einfachheit halber werden dann diese Unterlagen insgesamt anschließend an einen Vertrag angehängt und sollen dann eben als operative Vorgaben ihren Regelungsgehalt haben. 

Damit treten dann aber schon häufig die Fehler auf, weil eben die Ausschreibungsvorgaben für den Vertrag gar nicht mehr relevant sind. Schlimmer ist aber häufig, dass die rechtlichen Grundlagen, die in dem Lastenheft/der Ausschreibung genannt werden, gerade im Detail nicht immer mit dem eigentlichen Vertrag übereinstimmen. 

Zu empfehlen ist eine strikte Trennung: im Rahmen einer Ausschreibung sollten 3 Teile voneinander inhaltlich getrennt werden: 

1. die Anforderungen an das formale Ausschreibungsverfahren,
2. die rechtlichen Rahmenbedingungen für die spätere Zusammenarbeit,
3. die Erwartungen an die operative Abwicklung, das Lastenheft im engeren Sinn. 

Idealerweise werden die rechtlichen Rahmenbedingungen schon in einem Mustervertrag beigefügt. Die Vereinfachung besteht dann darin, dass man für den späteren Vertragsschluss im Regelfall auf den Mustervertrag, der vielleicht in einzelnen Punkten aufgrund der Einzelabreden anzupassen ist zurückgreifen kann und das Lastenheft, wenn sich an den operativen Vorgaben nicht etwas ändert, ohne weiteres identisch als Pflichtenheft zur Anlage des Vertrages nimmt. Dann sind missverständliche Doppelregelungen aber auch eine zusätzliche Arbeit durch die Überarbeitung eines sonst so umfassenden Lastenheftes erspart.